Eventbureau København: Få mere værdi ud af eventet, når gæsterne er gået hjem
ANNONCE
Et firmaevent kan tage måneder at planlægge og være overstået på få timer.
Når den sidste gæst er gået, skiltene er pakket væk, og projektgruppen endelig kan sænke skuldrene, er det derfor fristende straks at lukke projektet. Fakturaerne skal godkendes, billederne skal måske deles, og så venter næste opgave.
Men netop dagene efter arrangementet rummer noget af den information, som kan gøre det næste event markant bedre.
Hvad fungerede faktisk for deltagerne? Hvor opstod der unødvendig ventetid? Hvilke programpunkter skabte engagement, og hvilke kunne uden problemer have været kortere? Var gæsterne i tvivl om noget før ankomsten? Og passede arrangementets format egentlig til det mål, virksomheden havde sat fra begyndelsen?
Hvis svarene kun lever i hovedet på de fem mennesker, der stod tættest på projektet, bliver meget af læringen let glemt.
Beslut før eventet, hvad I vil lære bagefter
En god evaluering begynder paradoksalt nok før arrangementet.
Hvis virksomheden først dagen efter beslutter, hvad der skal måles, mangler der måske oplysninger, som ikke længere kan indsamles. Derfor bør evalueringen hænge sammen med eventets oprindelige formål.
Event Republic beskriver sin tilgang som strategisk og fremhæver, at arbejdet begynder med at forstå kundens problemstilling og mål, før selve arrangementet udvikles.
Det princip kan føres direkte videre til evalueringen.
Hvis formålet var at introducere en ny strategi, kan det være relevant at undersøge, om medarbejderne efterfølgende forstod de vigtigste budskaber. Var målet at skabe nye relationer på tværs af organisationen, bør man ikke nøjes med at spørge, om maden var god.
En kort evalueringsplan kan eksempelvis indeholde:
- Hvad var eventets vigtigste mål?
- Hvilke observationer kan vise, om målet blev nået?
- Hvad skal deltagerne spørges om?
- Hvilke erfaringer skal projektgruppen selv registrere?
- Hvad vil vi gøre anderledes næste gang?
Der behøver ikke være 25 spørgsmål i et spørgeskema. Ofte giver fire præcise spørgsmål mere anvendelig viden end en lang tilfredshedsundersøgelse, som halvdelen opgiver undervejs.
Brug et eventbureau København som sparringspartner på erfaringerne
Hvis virksomheden samarbejder med et eventbureau København, er evalueringen også et oplagt tidspunkt at samle virksomhedens egne observationer med bureauets erfaringer fra selve produktionen.
Event Republic arbejder ifølge sin hjemmeside både strategisk og operationelt med koncept, projektledelse, eventlogistik og eksekvering og oplyser at have mere end 500 konferencer og events bag sig.
Det giver mulighed for at evaluere mere end den umiddelbare gæsteoplevelse.
Måske fungerede registreringen godt for deltagerne, men krævede unødigt mange medarbejdertimer bag kulissen. Måske var en teknisk løsning dyrere og mere kompleks end nødvendigt. Eller måske viste det sig, at et bestemt format fungerede så godt, at det bør genbruges næste år.
En god debrief bør derfor ikke kun handle om fejl.
Det er mindst lige så vigtigt at identificere det, der bør gentages.
Hvis en bestemt måde at kommunikere med gæsterne på reducerede antallet af spørgsmål før eventet, er det værd at dokumentere. Hvis en programpause gav uventet gode samtaler mellem deltagerne, bør den observation ikke forsvinde, bare fordi den ikke stod som et officielt succeskriterium.
På den måde bliver evalueringen en form for organisatorisk hukommelse.
Gem beslutningerne – ikke kun billederne
Virksomheder er ofte gode til at gemme de synlige resultater fra et event.
Der ligger billeder, video, grafiske filer, deltagerlister og måske præsentationer i en mappe. Men næste projektleder har ikke nødvendigvis brug for 800 billeder fra sidste års konference.
Vedkommende har brug for at vide, hvorfor bestemte valg blev truffet.
Hvorfor begyndte registreringen 45 minutter før programstart? Hvorfor blev det ene lokale valgt frem for det andet? Hvilken leverance gav udfordringer? Hvor meget tid var realistisk til opsætning? Og hvilken del af programmet fik deltagerne til at blive længere end forventet?
En enkel erfaringsopsamling kan være langt mere værdifuld end en stor dokumentpakke.
Det kan være et dokument på én eller to sider med tre overskrifter: Det beholder vi. Det ændrer vi. Det dropper vi.
Event Republic fremhæver selv langvarige kunderelationer og beskriver, at kunder ofte arbejder med den samme projektleder gennem hele forløbet. Det illustrerer en fordel ved kontinuitet: Erfaringer fra ét arrangement behøver ikke begynde forfra ved det næste.
Men også internt i virksomheden bør læringen kunne overleve et jobskifte eller en ny projektgruppe.
Et event er trods alt en betydelig investering af både tid og penge. Hvis al viden om, hvad der virkede, forsvinder sammen med den sidste oprydningsmail, betaler virksomheden indirekte for at lære de samme ting igen næste år.
Derfor bør afslutningen på et event ikke kun være nedpakning og fakturagodkendelse.
Den bør også være det tidspunkt, hvor virksomheden gør erfaringerne brugbare. Når målene sammenholdes med det, der faktisk skete, bliver eventet ikke blot en enkeltstående oplevelse. Det bliver et bedre udgangspunkt for den næste konference, firmafest eller medarbejderdag – og gør det lettere at bruge budgettet mere præcist næste gang.
